JRP
STRUKTURA ORGANIZACYJNA JEDNOSTKI REALIZUJĄCEJ PROJEKT
Gmina Krynica-Zdrój ustanowiła Pełnomocnika ds. Realizacji Projektu - Mao (Measure Authorising Officer), odpowiedzialnego za osiągnięcie efektów Projektu oraz utworzyła z inicjatywy MAO w strukturze ZWiK Jednostkę Realizującą Projekt (JRP).
Będzie to służyło prawidłowemu i skutecznemu przygotowaniu Projektu inwestycyjnego oraz ich terminowej i prawidłowej realizacji.
Zakres działań Jednostki Realizującej Projekt:
Koordynacja, nadzorowanie, zarządzanie i monitorowanie Projektu (zgodnie z postanowieniami Umowy o dofinansowanie Projektu i innymi dokumentami).
Przygotowanie materiałów przetargowych (zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie zamówień publicznych oraz obowiązującymi procedurami zewnętrznymi i wewnętrznymi) oraz pomoc w sprawdzaniu i weryfikowaniu dokumentów postępowania opracowanych przez Komisję Przetargowe, dla zadań objętych dofinansowaniem ze środków Funduszy Unijnych.
Dbałość o terminową realizację Projektu.
Prowadzenie obsługi administracyjnej, finansowej oraz prawnej Projektu.
Prognozowanie przepływów finansowych oraz występowanie o przekazanie środków z funduszy UE.
Kontrola i sprawozdawczość postępu robót i realizacji zakresu rzeczowego Kontraktów.
Prowadzenie sprawozdawczości Projektu zgodnie z wymogami Funduszy Unijnych.
Prowadzenie dokumentacji Projektu zgodnie z postanowieniami Umowy o dofinansowanie Projektu.
Zapewnienie właściwej popularyzacji i przepływu informacji dotyczącej Projektu zgodnie z wymogami Umowy o dofinansowanie Projektu.
Zapewnienie wglądu w realizację Projektu w każdej fazie realizacji przedstawicielom Ministerstwa Środowiska, Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, Ministerstwa Finansów, Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w celu przeprowadzenia działań kontrolnych
W skład Jednostki Realizującej Projekt wchodzą:
MAO jest odpowiedzialny za prawidłową realizację Projektu pn. "Program wodno-ściekowy Gminy Krynica-Zdrój", a w szczególności za odpowiednie zarządzanie administracyjne, finansowe i techniczne Projektem oraz monitorowanie jego realizacji.
MAO jest odpowiedzialny za oficjalne kontakty z Ministerstwem Rozwoju Regionalnego, Ministerstwem Środowiska, NFOŚiGW, WFOŚiGW, Komisją Europejską i innymi instytucjami, w tym kredytującymi Projekt.
MAO zapewnia odpowiednie warunki dla funkcjonowania JRP.
MAO sprawuje nadzór nad JRP i koordynuje jej działania.
Składa oświadczenia woli w imieniu Beneficjenta Gminy Krynica-Zdrój.
Udziela pełnomocnictw do wykonywania zadań należących do zakresu działań.
MAO zatwierdza i podpisuje dokumenty przetargowe na roboty, dla usług i dostaw oraz podpisuje kontrakty w ramach przygotowania i realizacji projektu tj.: protokoły częściowego odbioru wykonanych robót, świadectwa przejęcia, świadectwa wykonania lub protokoły końcowego odbioru i przekazania do eksploatacji, przejściowe świadectwa płatności, protokoły konieczności łącznie z protokołami z negocjacji.
Odpowiada za realizację kontraktów w ramach projektu, zatwierdza protokoły odbiorów częściowych i końcowych wraz z rozliczeniem robót dokonywanych przez inspektorów nadzoru.
MAO jest odpowiedzialny za założenie przez Beneficjenta rachunku bankowego Projektu.
Potwierdza i podpisuje wnioski o przekazanie środków:
a) potwierdza dokumenty niezbędne do dokonania pierwszego przekazania dotacji rozwojowej w ramach POIiŚ, w tym:
- zabezpieczenia,
- potwierdzenia założenia rachunku bankowego Projektu oraz aktualnej karty podpisów osób
upoważnionych do dysponowania rachunkiem,
- wniosek o płatność, wraz z :
* Harmonogramem Realizacji Projektu,
* Planem Płatności,
* Harmonogramem Rzeczowo-Finansowym.
b) potwierdza dokumenty niezbędne do dokonywania kolejnych przekazań dotacji rozwojowej w ramach POIiŚ:
- wnioski o płatność,
- zaktualizowane Plany Płatności.
MAO monitoruje rzeczowy i finansowy postęp w realizacji projektu oraz zgodność realizacji Projektu z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, a w szczególności z zasadami określonymi w decyzji, umowie o dofinansowanie oraz wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego.
Formalnie kwalifikuje koszty poprzez zatwierdzenie merytoryczne faktur.
Zapewnia prowadzenie dwuwalutowego systemu księgowania (PLN/EURO).
Zapewnia odpowiednie warunki kontroli wewnętrznej i zewnętrznej Projektu, podpisuje protokoły kontroli i ewentualne uwagi do przeprowadzonych kontroli.
MAO jest odpowiedzialny za promocję i informację Projektu.
Zapewnia prawidłową obsługę i rozliczenie finansowe Projektu.
MAO podpisuje sprawozdania z realizacji Projektu.
MAO jest odpowiedzialny za wymagane przepisami warunki przechowywania i udostępniania dokumentacji związanej z realizacją Projektu zgodnie z zasadami określonymi w umowie o dofinansowanie.
Z-ca Pełnomocnika ds. Realizacji Projektu (Vice MAO)
Zastępuje MAO w zakresie wyznaczonym przez MAO.
Uczestniczy w pracach Jednostki Realizującej Projekt.
Główny Księgowy
Wykonywanie obowiązków Głównego Księgowego określonych w przepisach szczególnych dla głównych księgowych.
Udzielanie kontrasygnaty w stosunku do czynności prawnych , z których wynikają zobowiązania pieniężne.
Analiza realizacji budżetu Projektu.
Nadzór nad całokształtem spraw z zakresu rachunkowości budżetowej Projektu.
Sprawdzanie opisów faktur VAT, dokumentów finansowych pod względem formalno-rachunkowym.
Opracowanie wniosków o płatność Projektu.
Udział w kontrolach i audytach.
Prowadzenie obsługi finansowej JRP.
Przygotowywanie dokumentów niezbędnych dla pozyskania środków finansowych na realizację Projektu.
Przygotowywanie wniosków wraz z wymaganymi załącznikami o przekazanie środków zgodnie z Planem Płatności.
Opracowywanie zapotrzebowania na środki finansowe zgodnie z Harmonogramem Rzeczowo-Finansowym oraz zobowiązaniami wynikającymi z Kontraktów.
Prognozowanie przepływów finansowych.
Prowadzenie sprawozdawczości finansowej Projektu i monitoringu kosztów kwalifikowanych i niekwalifikowanych.
Zapewnienie terminowej realizacji płatności wynikających z zawartych Kontraktów.
Monitorowanie realizacji Harmonogramów Rzeczowo-Finansowych Projektu.
Monitorowanie zabezpieczeń właściwego wykonania Kontraktu, ubezpieczeń, gwarancji bankowych na zaliczki, zwrotu kwot zatrzymanych itp.
Opracowywanie raportów finansowych realizacji Projektu.
Zakres działań Zespołu Technicznego JRP:
Uczestnictwo w procedurze wyłonienia Wykonawcy (przygotowanie SIWZ, kalkulacji szacunkowej wartości zamówienia, ogłoszeń o zamówieniu; przedstawienie propozycji kandydatów na członków Komisji Przetargowych; przygotowanie na posiedzenia zarządzeń w sprawach dotyczących postępowań o udzielenie Zamówienia; udział w pracach Komisji Przetargowych).
Opracowanie Harmonogramów Projektu, Harmonogramów Rzeczowo-Finansowych oraz monitorowanie ich realizacji.
Koordynacja realizacji Kontraktów:
- monitorowanie postępu prac poprzez inspekcję placu budowy,
- opracowywanie informacji o postępie prac na potrzeby raportów i sprawozdań,
- uczestniczenie w procedurach przekazania placu budowy wraz z przekazaniem Wykonawcy Dzienników Budowy,
- udział w odbiorach, testach, badaniach, rozruchach, kontrolach, itp.
- bezpośrednia współpraca z inspektorem nadzoru,
- prowadzenie korespondencji związanej z realizowanymi Kontraktami,
- kwalifikowanie kosztów w zakresie prowadzonych Kontraktów.
Prowadzenie obsługi administracyjnej JRP oraz Projektu.
Wyszukiwanie i rozpowszechnianie informacji o zmianach regulacji prawnych w Polsce i UE związanych z realizacja Projektu oraz ich rozpowszechnianie w JRP.
Kreowanie, realizacja i nadzór nad informacją publiczną i promocją Projektu.
Udział w kontrolach , inspekcjach itp.
Współpraca z pozostałymi działami JRP w przygotowaniu i opracowaniu raportów z realizacji Projektu.
Prowadzenie rejestru spotkań i podjętych decyzji w ramach Kontraktów Projektu.
